Diğer, Dijital Pazarlama, Genel, Hit, Pazarlama
Ücretsiz Etkinliklerde Katılım Oranını Nasıl %30’lardan %60’a çıkarttık?

Ücretsiz Etkinliklerde Katılım Oranını Nasıl %30’lardan %60’a çıkarttık?

Etkinlik dünyasını uzun süredir deneyimlemiş bir birey olarak ücretsiz etkinlikler dikeyinde katılımı arttırma taktikleri ile ilgili bu yazıyı yazmam gerektiğini hissetti(rildi)m 🙂

Takip edenleriniz biliyordur; Dijital Pazarlama Okulu adını verdiğimiz, odağı belli, seri eğitim ve etkinlikler düzenlen bir girişim var. Binlerce kişiye ulaştığımız etkinlikler ve spesifik eğitimlerimiz periyodik olarak devam ediyor. Okurlardan eminim birçoğu en az bir eğitimimize katılmıştır. Gerek DPO döneminde gerekse de geçmişte yaşadığım etkinlik deneyimlerinde ücretli ve ücretsiz birçok organizasyon gerçekleştirdik. Yakın çevremle istişare ettiğimde de ücretsiz gerçekleşen etkinliklerde katılım oranları oldukça düşük. Örneğin 500 kişinin bizzat başvurduğu etkinliğe bazen %20’lere kadar inip 100’ün altında katılımlar gerçekleşebiliyor. DPO etkinliklerimizde ve araştırmalarıma göre sektörde bu oranın ortalaması %30-33 arasında değişiyor.

En son 18 Ağustos 2017 tarihinde yine ücretsiz olarak gerçekleştirdiğimiz Digital Evolution Meetups etkinliğinde bu oranı arttırmak istiyorduk. Öyle de oldu! %58,6 gibi bir oranı yakaladık. Bu etkinlik özelinde ortak payda da sunulabilecek bir takım iç ve dış faktörleri belirterek oranın artmasını etkileyen metrikleri maddeler halinde açıklamaya çalışacağım. Elbette öğrenmeyi besleyen en önemli faktörlerden biri; deneyim! Deneyimledikçe yeni yazılarla sizlerle paylaşmaya çalışacağım.

Dış Faktörler

Önce dış faktörleri sıralıyorum, çünkü bu elimizde olmayan planlayamayabileceğimiz faktörler olabiliyor. Bunları birazda şans faktörüyle birleştirebiliriz.

Hava Durumu: İsterseniz 1000 başvuru alın, yağmur, kar, fırtına gibi kavramlar ortaya çıkınca istatistikler oynuyor.

Salon: Etkinliği gerçekleştireceğiniz salonun lokasyonu bir çok alternatif ile ulaşılabilir olmalı. Ulaşımı sorun yaşatabilecek salonlar katılımcılar için tercih edilmeyebiliyor. Toplu taşıma alternatiflerine uygun mu? Deniz, kara, raylı sistemler gibi toplu ulaşım alternatiflerine yakın olmalı. Aracıyla gelenler için otopark imkanı sunmalı gibi.

Seçilen Gün ve Saat: Etkinliğin gerçekleşeceği günün seçimi de yine önemli maddelerden biridir. O gün resmi bir tatil, kitleler için özel bir gün olmamalı. Seçilen saatinde hem çalışan hem de öğrenciler için ortak bir saat seçilmeli. Yine sizin dışınızda, o gün gerçekleşebilecek olağan dışı bir siyasi/sosyal bir olayda katılım düşürebilir.


Dış faktörlerde her şey yolundaysa, sıra organizasyon ekibine geliyor. Ne gibi yöntemler kullanarak katılım oranını arttırabiliriz? Maddeler halinde bakalım.

Haberdar Edin, Hatırlatın!

Etkinliğe başvuranların önemli bir kitlesi; etkinliğinizin tarihini takvimine kaydetmeyen, o an dikkatini çekip “aa güzel etkinliğe benziyor, haydi kaydolalım.” cümlesini aklından geçirerek formu doldurma eylemini gerçekleştiren bir kitledir. Anlık reaksiyondur. Dolayısıyla etkinlik gününü hatırlamıyor ya da aklından çıkmış olabilir.

Bu durumu ortadan kaldırmak adına birkaç saatimizi ayırıp tüm başvuruları tek tek telefonla arayıp bilgilendirdik. 50’ye yakın kişinin “aa bugündü dimi o, geliyorum.” dediğini gözlemledik. Böylece dataların önemli bir kısmını haberdar edip, birkaç saat sonra etkinliğin olduğunu hatırlattık. Kesin katılamayacak kitle hakkında da bir ön fikir sahibi olmuş olduk.

Özel Hissettirin!

Dijital de dijital! Son yılların en popüler konusu. Evet büyüyor, gelişiyor, evrimleşiyor. Haliyle herkesin dikkatini çekiyor. Mesleğinden sıkılan, yeni maceralar arayan, kariyerini bu tarafa yönelten önemli bir kitle var. Ben konuyu dijital özelinde anlatıyorum ancak konu farklı da olabilir.

Katılımcıların alakalı, ilgili, konuyla alakalı bir kitle olması, etkinliğin kalitesini arttıracaktır. Bu yüzden başvurular arasından belirli kriterler belirleyerek seçilen bir kitle belirleyebilirsiniz. Bu seçilen kitle ile iletişime geçip bu etkinlikte yer alma şansını yakaladıklarını belirtmek kişiyi hem özel hissettirecek hem de etkinliğin alakalı bir kitleye ulaşmasını sağlayacaktır.

İletişimde 360 Derece

Katılımcı adaylarını sadece telefonla aramak yetmeyebilir. Akabinde seçtiğiniz kriterlere göre belirlediğiniz kişilere SMS atarak etkinliğe kayıtlarının gerçekleştiğini belirten özel bir metin gönderebilirsiniz. Veya mobil app’iniz varsa; app aracılığı ile, web sitenizde push notification kullanıyorsanız da kitlenize yine hatırlatıcı bildirimler gönderebilirsiniz.

İçeriği Değerli Kılın

Yine tecrübelerimiz diyor ki; yüksek bir oran, içeriği okumuyor. Eğitim veya etkinliklerimizde genellikle web sitemizde en ince detayına kadar içerik ve program paylaşıyoruz. Ancak bazen “içerik bize bildirilmedi.” eleştirisi ile karşı karşıya kalabiliyoruz. Bu yüzden 360 derece iletişimin önemi tekrar ortaya çıkıyor. Aynı zamanda e-posta ile etkinlik detaylarına yer vererek içerikte neler olduğunu, programın nasıl akacağını, ne zaman coffee break araları olduğunu, networking yapmaları adına katılımcı kitlesinin tanımı, o gün havanın durumu, ulaşım alternatifleri, salonun konumu gibi tüm detayları bültende paylaşıyoruz. Böylece katılımcı tüm detaylara hakim olarak etkinliğe katılıyor. Organizasyonel bir sorun yaşamazsanız da bir sürprizle karşılaşmamış oluyor.

Ah o Havuçlar!

Katılımcının cebinden ücret çıkmadığı, ücretsiz bir etkinlik olduğu için bir katılımcıların bir kısmı, etkinliğin haliyle değerli hissetmeyebiliyor. Bu yüzden belirli ödüller sunmak, dikkat çekebilir. Buradaki ödülleri de sunum yapan konuşmacıların firmalarından, kendi kurumunuzdan özel indirimler, ücretsiz teklifler vb. sunabilirsiniz. Böylece katılım için farklı bir teşvik daha sunmuş oluyorsunuz.


Ülkenin kalkınmasında oldukça önemsediğim etkinlik dünyasında her geçen yeni deneyimler kazanıyoruz. Bir çok iş birliklerine şahit oluyorum.  Gelişmeleri takip etmeye ve yeni yöntemleri uygulamaya devam edeceğiz. Ekleyeceğiniz konular varsa yorum kısmından görüşlerinizi aktarabilir, yazıya katkıda bulunabilirsiniz.

Keyifli bir gün diliyorum 🙂

Benzer Yazılar

Bi Yorumunuzu Alırım

E-Posta adresiniz yayınlanmaz. İşaretli alanları doldurunuz. *

Eğitim Şart!

Tüm Yazılar